Viele Wege hinein, ein Ziel.

Scannen und Fotos

Auf iPhone und iPad scannst du ein Dokument mit der Kamera. Ein Bild aus deiner Fotomediathek kommt als Foto an, auf iPhone, iPhone Duo, iPad und Mac. Am Mac steht „Foto importieren …“ als Erstes im Importmenü.

Teilen, Ziehen, Einfügen

Aus jeder App schickst du eine Datei mit „Teilen“ an PaperPeace. Dateien kannst du außerdem auswählen, ablegen, einfügen oder mit „Öffnen mit“ an die App geben. Ganze Ordner samt Unterordnern gehen ebenso wie ZIP-Archive: Ein Archiv packt PaperPeace automatisch aus und übernimmt jede Datei darin, deren Format es kennt.

Überwachte Ordner

Du kannst beliebig viele Ordner überwachen lassen, etwa „Downloads“ oder den Ordner, in den dein Scanner legt. Neue Dateien erscheinen im Eingang. Für jeden Ordner wählst du einzeln, ob PaperPeace die Dateien kopiert oder verschiebt. Angeboten wird nur, was nach dem Auswählen des Ordners dazukommt; was schon darin liegt, bleibt unberührt.

E-Mail-Anhänge automatisch ablegen

Du hinterlegst dein IMAP-Postfach und legst Regeln fest, etwa „alles von rechnung@stadtwerke.de“ oder „von @meineversicherung.de, wenn der Betreff ‚Police‘ enthält“. Eine Regel kann auch für alle Absender gelten. Mit Ausschlüssen nimmst du Absender, Betreffs oder Dateinamen wieder heraus. PaperPeace holt passende Anhänge (PDFs und Bilder) selbstständig ab und schickt sie durch dieselbe Erkennung wie einen frischen Scan.

Wenn du willst, prüfst du jeden Anhang vorher: Dann steht er im Eingang unter „Importieren?“, und du gibst ihn frei oder verwirfst ihn. Auch ältere Mails lassen sich für einen Zeitraum nachträglich einsammeln.

Die Verbindung ist verschlüsselt und läuft direkt von deinem Gerät zum Mailserver, ohne einen Dienst von uns dazwischen. PaperPeace markiert dabei keine Mail als gelesen. Damit eine Mail nicht doppelt kommt, bekommt sie auf dem Server ein eigenes Merkmal, sofern der Server das zulässt; sonst merkt sich nur dieses Gerät, was es schon geholt hat. Outlook.com und Microsoft 365 unterstützen wir nicht; für Gmail und iCloud brauchst du ein App-Passwort. Schritt für Schritt: Mail-Import einrichten.

Aus Paperless-ngx übernehmen

Aus Paperless-ngx holt PaperPeace deine Dokumente direkt vom Server, samt Titeln, Korrespondenten, Dokumenttypen und Tags.

Diese Formate nimmt die App an

PaperPeace legt jede Datei in ihrem Originalformat ab und wandelt nichts um, du kannst sie jederzeit auch ohne PaperPeace öffnen. Die Formate unterscheiden sich darin, wie viel Text PaperPeace aus ihnen liest. Davon hängen die Volltextsuche und die automatische Erkennung von Dokumenttyp, Absender und Tags ab.

Voll unterstützt, auf iPhone, iPhone Duo, iPad und Mac:

• PDF: PaperPeace liest die Textebene und ergänzt sie auf den ersten Seiten um das, was nur die Texterkennung sieht, etwa einen Firmennamen im Briefkopf. Gescannte PDFs ohne Textebene liest die Texterkennung (OCR) auf dem Gerät. Ist ein PDF mit einem Passwort geschützt, fragt PaperPeace beim Import danach. Nur bei PDFs kannst du Seiten bearbeiten, Formulare ausfüllen, unterschreiben und den erkannten Text fest in die Datei schreiben.
• Bilder: JPEG, PNG, HEIC/HEIF, TIFF, GIF, BMP und WebP. Sie bleiben Bilder; den Text erkennt PaperPeace per OCR auf dem Gerät.
• Textdateien: TXT, RTF und Markdown, mit dem ganzen Text.
• Word (DOCX) und PowerPoint (PPTX): der ganze Text, bei Präsentationen der Text aller Folien.

Mit Einschränkungen:

• Excel (XLSX): Durchsuchbar sind die Texte in den Zellen, reine Zahlen und Beträge nicht.
• Ältere Word-Dateien (DOC): Auf dem Mac liest PaperPeace den ganzen Text, auf iPhone und iPad nur den Text der ersten Seite.
• OpenDocument-Text (ODT): Den Text liest nur der Mac. Auf iPhone und iPad bleibt die Datei als „Format nicht lesbar“ stehen; auf dem Mac holst du die Texterkennung mit „Texterkennung nachholen“ nach.
• Pages, Numbers und Keynote: Den ganzen Text gibt es nur, wenn die Datei eine eingebettete PDF-Vorschau enthält. Bei den meisten aktuellen Dateien fehlt sie; dann erkennt PaperPeace den Text der ersten Seite aus ihrem Vorschaubild.

Wo PaperPeace nur einen Teil oder gar keinen Text lesen kann, sagt es dir das im Tab „Text“. Dort kannst du den Text auch von Hand eingeben oder ergänzen; danach wird das Dokument damit erkannt und einsortiert. Der Mail-Import holt PDFs und Bilder aus den Anhängen.

Nicht unterstützt: HTML-Dateien und Webarchive nehmen wir bewusst nicht an, ihr Import würde eine unnötige Sicherheitslücke öffnen. Ebenfalls nicht: die alten Office-Formate XLS und PPT, CSV-Dateien, Programmcode und Skripte sowie Dateien, die in Wahrheit Ordner sind (RTFD und ältere Pages-, Numbers- und Keynote-Dateien im Paketformat). Solche Dateien sicherst du vorher als PDF oder in einem der Formate oben. Den Weg in die App und was jedes Format bringt, zeigt die Anleitung Dateiformate.

Häufige Fragen