Mail-Import einrichten.

Was du vorher brauchst

• Ein Postfach mit IMAP-Zugang und seine Zugangsdaten.
• Bei Gmail und iCloud ein App-Passwort statt deines normalen Passworts. Das Formular erklärt dir den Weg dorthin in drei Schritten, sobald es den Anbieter an deiner Adresse erkennt.
• Outlook.com und Microsoft 365 gehen nicht. Die App sagt dazu: „Outlook.com“ erlaubt für IMAP kein App-Passwort, sondern nur modernes Login (OAuth). Dieses Konto lässt sich in dieser Version nicht verbinden.

Die Schritte

1. Das Konto hinzufügen

   Öffne Einstellungen › E-Mail-Import. Unter „E-Mail-Konten“ steht „Konto hinzufügen“. Solange noch kein Konto da ist, steht dort „Noch kein Konto verbunden.“

2. Die Verbindung eintragen

   Das Formular „Konto verbinden“ fragt: „E-Mail-Adresse“, „Anzeigename“ (optional), „Host“ (zum Beispiel imap.example.com), „Port“, „Benutzername“ und „Passwort“. Bei GMX, WEB.DE, T-Online, Gmail und iCloud trägt das Formular Host und Port selbst ein, sobald die Adresse steht; sonst nennt sie dein Anbieter. Port 143 (STARTTLS) wird in dieser Version nicht unterstützt.

   Tippe auf „Verbinden“. Deine Zugangsdaten bleiben verschlüsselt im Schlüsselbund dieses Geräts, und PaperPeace verbindet sich direkt mit deinem Postfach.

3. Den Ordner wählen

   Tippe das Konto in der Liste an. In der Karte „Ordner“ öffnet „Ordner wählen“ die Liste der Ordner deines Postfachs. Markiere, was PaperPeace beobachten soll, und bestätige mit „Übernehmen“. Der Posteingang ist immer dabei.

4. Eine Regel anlegen

   Ohne Regel passiert nichts; die Karte „Regeln“ sagt: „Keine Regeln — es wird nichts importiert.“ Tippe auf „Regel hinzufügen“:

   • Absender: Pflichtfeld. Eine genaue Adresse (name@firma.de) oder eine ganze Domain (@firma.de).
   • Statt eines Absenders kannst du den Schalter „Alle Absender“ einschalten. Dann kommt Post von jedem Absender in Frage, auch von Fremden, die nur deine Adresse kennen. Deshalb kommt jeder Fund zuerst in die Prüfliste.
   • Betreff enthält: Optional. Leer gelassen, zählen alle Betreffzeilen.
   • Anhangstyp: „Nur PDF“ oder „PDF und Bilder“.

   Mit „Sichern“ speicherst du die Regel.

5. Ausschlüsse festlegen (wenn du willst)

   Die Karte „Ausschlüsse“ nimmt etwas wieder heraus, auch wenn eine Regel es holen würde: „Ausschluss hinzufügen“, dann ein „Kriterium“ (Absender, Betreff oder Dateiname) und der Text, den es „Enthält“. Groß- und Kleinschreibung zählt nicht. Ein Ausschluss nach Dateiname trifft nur diesen Anhang; die übrigen Anhänge derselben E-Mail bleiben.

6. Entscheiden, ob du vorher prüfst

   In der Karte „Dieses Gerät“ steht der Schalter „Importe zur Bestätigung vorlegen“. Er ist bei einem neuen Konto an: Neue Anhänge landen zuerst in der Prüfung, statt sofort importiert zu werden. In der Liste der Einstellungen zeigt die Zeile „Anhänge prüfen“, wie viele warten, und öffnet den Eingang. Dort gibst du jeden Anhang mit „Importieren“ frei oder wirfst ihn mit „Verwerfen“ weg. Mehr zum Eingang auf Der Eingang.

7. Abrufen

   „Jetzt abrufen“ holt die Post sofort. Mit „Abruf-Intervall“ („Alle … Minuten“) stellst du ein, wie oft PaperPeace nachsieht. Auf dem iPhone und dem iPad bestimmt das System den genauen Zeitpunkt; geprüft wird spätestens, wenn du die App öffnest. Am Mac prüft die App im eingestellten Intervall, solange sie läuft.

Am Mac

Am Mac heißen drei Stellen anders:

• Ordner: Du schaltest die Ordner direkt in der Liste „Ordner“ ein. „Ordner wählen“ und „Übernehmen“ gibt es am Mac nicht.
• Dieses Gerät: Die Karte heißt am Mac „Auf diesem Gerät“. Darin steht auch „Ältere E-Mails durchsuchen“; eine Karte „Rückwirkender Import“ gibt es am Mac nicht.
• Verbindung: Benutzername, „IMAP-Server“, Port und Passwort änderst du im Abschnitt „Verbindung“ und bestätigst mit „Verbindung prüfen“. „Verbindung bearbeiten“ gibt es am Mac nicht.

Ein Konto entfernst du am Mac mit „−“ unter der Kontenliste.

Ältere E-Mails nachholen

Normalerweise werden nur neu eintreffende E-Mails abgerufen. Öffne das Konto und tippe in der Karte „Rückwirkender Import“ auf „Ältere E-Mails durchsuchen“. Du wählst einen Zeitraum, etwa „Letzte 3 Monate“, oder unter „Eigener Zeitraum“ die Tage „Von“ und „Bis“, und tippst auf „Suchen“. Es gelten die Regeln dieses Kontos. Zuerst wird nur gesucht; heruntergeladen wird erst nach deiner Bestätigung. Das Ergebnis nennt „Gefundene E-Mails“, „Passende Anhänge“ und „Datenmenge“. Mit „n importieren“ lädst du die Anhänge. Mit dem Schalter „Zur Prüfung vorlegen“ kommen sie zuerst in die Prüfung.

Mehrere Geräte

Konten und Regeln gelten nur auf dem Gerät, auf dem du sie angelegt hast. Richtest du dasselbe Konto auf einem zweiten Gerät ein und merkt sich dein E-Mail-Anbieter nicht, welche Nachrichten schon importiert sind, soll nur ein Gerät abrufen, damit keine Anhänge doppelt ankommen. Die App weist dich dann in der Karte „Dieses Gerät“ (am Mac „Auf diesem Gerät“) darauf hin. Abschalten musst du selbst: Schalte auf den anderen Geräten „E-Mails auf diesem Gerät abrufen“ aus.

Wenn es nicht klappt

• „Verbindung fehlgeschlagen“. Prüfe Adresse, Host, Port, Benutzername und Passwort. Bei Gmail und iCloud muss es das App-Passwort sein.
• „Passwort fehlt — Konto erneut verbinden“. Öffne das Konto, wähle „Verbindung bearbeiten“ und gib das Passwort neu ein. Am Mac gibst du es im Abschnitt „Verbindung“ ein und bestätigst mit „Verbindung prüfen“.
• „Pausiert, braucht die Vollversion“. Der Abruf ruht ohne Kauf. Das Konto bleibt erhalten.
• Nichts kommt an. Prüfe, ob eine Regel zum Absender und zum Betreff passt, ob ein Ausschluss sie aufhebt und ob die Anhänge schon in der Prüfung warten („Anhänge prüfen“).

Ein Konto entfernst du im Konto mit „Konto entfernen“. Zugangsdaten und Abruf-Verlauf dieses Kontos werden dann gelöscht; bereits importierte Dokumente bleiben erhalten. Anhänge, die noch in der Prüfung warten, werden ebenfalls gelöscht; die E-Mails selbst bleiben in deinem Postfach. Was du sonst über den Import wissen willst, steht auf Dokumente hineinbringen.