Was „ohne Server“ auf dem Markt bedeutet
paperless-ngx ist gute Software. Der Grund, aus dem Leute nach Alternativen suchen, ist selten die Anwendung selbst — es ist der Unterbau: Docker, eine Datenbank, ein Cache, Updates, Backups, Fernzugriff. Die Installation ist ein Abend, der Betrieb ist dauerhaft.
Sucht man daraufhin nach einer Lösung „ohne Server“, bekommt man Angebote, die dieses Wort auf drei ganz verschiedene Arten benutzen. Der Unterschied ist nicht sprachlich, er entscheidet darüber, wo deine Unterlagen liegen.
„Ohne deinen Server“ — gehostete Dienste
Am häufigsten. Der Anbieter betreibt die Software für dich, du meldest dich mit einem Konto an, deine Dokumente liegen auf seinen Maschinen. Es gibt Anbieter, die genau dieses Modell als „paperless-ngx ohne Installation“ vermarkten, und Werkzeuge, deren Startseite mit „Login / Registrierung“ beginnt.
Der Serverbetrieb ist damit tatsächlich weg — er ist nur nicht verschwunden, sondern umgezogen. Für viele ist das ein guter Tausch. Es ist aber ein Tausch, keine Abwesenheit.
Ohne Server, im Wortsinn — gerätebasiert
Die Anwendung läuft vollständig auf deinen eigenen Geräten. Es gibt keine Instanz, die du betreibst, und keine, die jemand anderes für dich betreibt. Die Dokumente liegen in einem Ordner, den du bestimmst; die Geräte gleichen sich über diesen Ordner ab.
Diese Bauform war lange nicht möglich, weil Texterkennung und Klassifikation zu rechenintensiv für ein Endgerät waren. Genau das hat sich in den letzten Jahren geändert.
Die dritte Lesart ist die schmalste: Werkzeuge, die nur einen Teil der Aufgabe übernehmen — etwa das Benennen und Einsortieren von Dateien, ohne Archiv, Suche und Verwaltung drumherum. Sie kommen ebenfalls ohne Server aus und sind für den passenden Zweck ausgezeichnet; als DMS-Ersatz sind sie aber nicht gedacht, und die ehrlichen unter ihnen schreiben das auch hin.
„Ohne Server“ beschreibt nicht ein Produktmerkmal, sondern eine Bauform. Und die Bauform entscheidet vier Dinge, die man vorher wissen will: wo die Dokumente liegen, wer sie technisch lesen könnte, ob sie ohne Internet erreichbar sind, und was übrig bleibt, wenn der Anbieter aufhört.
Vier Fragen, die den Unterschied zeigen
Statt Versprechen zu vergleichen, kannst du jedes Angebot selbst einordnen. Diese vier Fragen sind an jedem Produkt in ein paar Minuten überprüfbar — auch an diesem hier.
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Brauche ich ein Konto, um es zu benutzen?
Ein Konto bedeutet fast immer eine Gegenstelle, die weiß, wer du bist. Prüfbar auf der Startseite: Steht dort „Anmelden“ oder „Registrieren“? Bei einer rein gerätebasierten Anwendung gibt es nichts, wofür man sich anmelden könnte.
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Funktioniert es ohne Internetverbindung?
Der praktischste Test überhaupt: Flugmodus an, Dokument suchen. Ein gehosteter Dienst kann diese Frage prinzipiell nicht mit Ja beantworten. Für eine Bahnfahrt oder ein Wartezimmer ist das der Unterschied zwischen „ich habe meine Unterlagen“ und „ich hätte sie gern“.
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Könnte der Anbieter meine Dokumente lesen, wenn er wollte?
Nicht: Tut er es? Sondern: Könnte er? Das ist die Frage, die eine Datenschutzerklärung nicht beantworten kann, die Architektur aber schon. Liegen die Dateien auf fremden Maschinen, lautet die Antwort technisch ja — unabhängig davon, wie vertrauenswürdig der Anbieter ist. Dasselbe gilt für die Erkennung: Wird ein Dokument zur Analyse hochgeladen, war es dort.
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Was bleibt, wenn der Anbieter morgen aufhört?
Die wichtigste Frage, und die am seltensten gestellte. Es gibt zwei Antworten. Entweder: ein Export — dann brauchst du einen funktionierenden Dienst, um an deine eigenen Unterlagen zu kommen, und musst daran denken, solange es ihn gibt. Oder: deine Dateien — dann liegen sie ohnehin schon als gewöhnliche Dokumente in einem Ordner, und es gibt nichts zu retten, weil nie etwas eingesperrt war.
Die Bauformen im Vergleich
Die folgende Übersicht vergleicht keine einzelnen Produkte, sondern die drei Bauformen — denn innerhalb einer Bauform sind die Antworten weitgehend gleich, und zwischen ihnen unterscheiden sie sich grundsätzlich.
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| Frage | Selbst gehostet paperless-ngx, Mayan EDMS |
Gehosteter Dienst SaaS-Anbieter, „ohne Installation“ |
Gerätebasiert PaperPeace |
|---|---|---|---|
| Wer betreibt den Server? | Du | Der Anbieter | Niemand — es gibt keinen |
| Konto nötig? | Nein (nur lokale Benutzer) | Ja | Nein |
| Ohne Internet nutzbar? | Im eigenen Netz | Nein | Ja — die Bibliothek liegt auf dem Gerät |
| Erkennung läuft… | auf deinem Server | beim Anbieter | auf dem Gerät |
| Anbieter könnte mitlesen? | Nein | Technisch ja | Nein — es gibt keine Stelle dafür |
| Dokumente liegen als… | Dateien plus Datenbank | Datensätze beim Anbieter | gewöhnliche PDFs, Metadaten als Markdown daneben |
| Beim Aufhören bleibt… | deine Installation | ein Export, den du anstoßen musst | dein Ordner — unverändert |
| Laufender Aufwand | Updates, Backups, Fernzugriff | Keiner | Keiner |
| Plattformen | Alle (über den Browser) | Alle (über den Browser) | Nur Apple — iPhone, iPad, Mac |
| Rechte & Freigaben | Benutzer, Gruppen, Workflows | Je nach Anbieter | Keine — geteilter Ordner heißt: alle sehen alles |
Zur Einordnung: Diese Übersicht ist eine Momentaufnahme vom August 2026 und beschreibt Bauformen, nicht einzelne Produkte — einzelne Anbieter können in Details abweichen, und Funktionsumfänge ändern sich. Prüfe die Angaben beim jeweiligen Anbieter nach. PaperPeace ist unser eigenes Produkt, die Auswahl der Zeilen ist deshalb nicht neutral: Sie fragt nach den Eigenschaften, die eine gerätebasierte Bauform auszeichnen. Andere Zeilen — Plattformunabhängigkeit, Rechteverwaltung, Freigabe-Workflows — fielen umgekehrt aus, und zwei davon stehen bewusst mit in der Tabelle. Produktnamen sind Marken der jeweiligen Inhaber und dienen nur der Einordnung.
Wann paperless-ngx die bessere Wahl bleibt
Es gibt Fälle, in denen der gerätebasierte Weg schlicht nicht passt. Sie sind konkret benennbar, und wenn einer davon auf dich zutrifft, hilft dir unsere Installationsanleitung weiter statt dieser Artikel.
- Windows- und Android-Geräte sollen gleichberechtigt mitmachen. PaperPeace gibt es nur für iPhone, iPad und Mac. Ein Haushalt mit gemischten Geräten wird damit nicht glücklich.
- Du brauchst echte Rechte. Benutzer, Gruppen, „diese Person darf nur diesen Ordner sehen“ — das setzt eine Instanz voraus, die es durchsetzt. Ein geteilter Ordner kann das nicht, und PaperPeace tut auch nicht so.
- Du brauchst Freigabe-Workflows oder eine revisionssichere Archivierung nach GoBD. Beides bietet PaperPeace nicht.
- Du betreibst den Server ohnehin gern. Wenn Docker für dich kein Aufwand, sondern ein Hobby ist, fällt das stärkste Argument gegen das Selbsthosten weg. Dann ist paperless-ngx mächtiger.
Der gerätebasierte Weg, am konkreten Beispiel
PaperPeace ist eine App für iPhone, iPad und Mac. Es gibt keinen Server, den du aufsetzt, und keinen, den wir betreiben — die vier Fragen von oben beantwortet die Bauform so:
- Kein Konto. Es gibt keine Registrierung, weil es keine Gegenstelle gibt, bei der man sich registrieren könnte.
- Erkennung auf dem Gerät. Texterkennung, Dokumenttyp, Korrespondent und Tags werden lokal ermittelt. Nichts wird zur Analyse hochgeladen — auch nicht zu uns. Das gelernte Modell bleibt auf dem Gerät.
- Du wählst den Speicherort. Lokal, iCloud Drive (auch als geteilter Ordner für Familie oder Büro), Dropbox, Google Drive, OneDrive, ein NAS per SMB oder WebDAV — jederzeit wechselbar. Die Geräte gleichen sich über diesen Ordner ab.
- Offline nutzbar. Die Bibliothek liegt gespiegelt auf dem Gerät. Suchen, Lesen und Ablegen funktionieren, auch wenn das NAS schläft oder kein Netz da ist.
- Offenes Format. Die Dokumente bleiben gewöhnliche PDFs und Bilder, die Metadaten liegen als lesbare Markdown-Datei daneben. Ein Backup ist eine Ordner-Sicherung, ein Umzug ist ein Kopiervorgang.
Was das für die vierte Frage bedeutet: Wenn PaperPeace morgen verschwände, änderte sich an deinem Ordner nichts. Die PDFs sind PDFs, die Markdown-Dateien daneben kann jeder Texteditor öffnen. Es gibt keinen Export, weil es nichts zu befreien gibt.
Umzug von paperless-ngx
Wenn du paperless-ngx bereits betreibst, musst du nicht bei null anfangen. PaperPeace holt die Dokumente direkt vom laufenden Server — samt der Ordnungsarbeit, die du hineingesteckt hast.
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In paperless-ngx einen API-Token erzeugen
An der Weboberfläche anmelden, oben rechts auf das Profilsymbol, „Mein Profil“. Unter API Auth Token erzeugst du über die Schaltfläche daneben einen Token und kopierst ihn.
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Server-Adresse und Token in PaperPeace eintragen
Du brauchst die Adresse, unter der du paperless erreichst (etwa
http://192.168.1.50:8000), und den eben erzeugten Token. PaperPeace prüft die Verbindung, bevor es loslegt. -
Den Import laufen lassen
PaperPeace lädt jedes Dokument herunter und legt es in deiner Bibliothek ab. Bei großen Archiven dauert das seine Zeit — der Lauf lässt sich unterbrechen und später fortsetzen, ohne dass etwas doppelt landet.
Was übernommen wird
- Das Dokument selbst — bevorzugt die durchsuchbare Archivfassung, sonst die Originaldatei.
- Titel, Korrespondent, Dokumenttyp und Tags, die Tags einschließlich ihrer Farben.
- Beide Daten: das Datum auf dem Dokument und der Zeitpunkt, zu dem du es damals abgelegt hast. Deine Ablage-Historie bleibt erhalten und wird nicht auf den Importzeitpunkt plattgedrückt.
- Notizen und eigene Felder (Custom Fields) sowie die Archiv-Seriennummer.
Was nicht übernommen wird
- Benutzerkonten, Gruppen und Berechtigungen — PaperPeace kennt kein Rechtesystem im Server-Sinn.
- Workflows, Verarbeitungsregeln, gespeicherte Ansichten und Speicherpfade.
- Mail-Regeln. PaperPeace hat einen eigenen E-Mail-Import, den du neu einrichtest.
Der Import ist eine Einbahnstraße: PaperPeace liest von deinem paperless-Server und schreibt niemals dorthin zurück. Es gibt keinen laufenden Abgleich zwischen beiden Systemen. Dein paperless-ngx bleibt vollständig unangetastet und läuft weiter — du kannst es parallel behalten, solange du willst, und erst abschalten, wenn du dir sicher bist.
Unabhängig davon lassen sich ganze Ordner samt Unterordnern und ZIP-Archive importieren. Damit ist der Umzug aus praktisch jedem anderen System gangbar, auch wenn es keine direkte Anbindung gibt.
Häufige Fragen
Ist „ohne Server“ nicht einfach ein anderes Wort für „Cloud“?
Nein, das sind zwei verschiedene Dinge. Ein Cloud-Dienst ist ein Server, der jemand anderem gehört. Gerätebasiert heißt, dass die Anwendung auf deinem Gerät läuft und es gar keine Gegenstelle gibt. Verwirrend ist, dass beide Bauformen mit „kein Server nötig“ beworben werden — gemeint ist im ersten Fall „nicht deiner“, im zweiten „gar keiner“.
Wie synchronisieren sich meine Geräte ohne Server?
Über den Speicherort. PaperPeace legt die Dokumente als gewöhnliche Dateien in den Ordner, den du gewählt hast — lokal, in iCloud Drive, bei deinem Cloud-Anbieter oder auf dem NAS. Die Geräte gleichen sich über diese Dateien selbst ab, im Hintergrund. Es gibt keine zentrale Stelle, die dabei mitliest.
Wenn meine Dateien in iCloud liegen — ist das nicht auch eine Cloud?
Doch, und das ist ein fairer Einwand. Der Unterschied ist, welche Rolle sie spielt: Der Cloud-Ordner ist reiner Ablageort, nicht Rechenort. Die Erkennung läuft trotzdem auf deinem Gerät, und es kommt kein zweiter Anbieter hinzu, dem du zusätzlich vertrauen musst. Wer auch das nicht will, wählt einen lokalen Ordner oder das eigene NAS — die Wahl liegt bei dir und lässt sich jederzeit ändern.
Kann ich paperless-ngx parallel weiterlaufen lassen?
Ja, und das ist der empfohlene Weg. Der Import liest nur und schreibt nie zurück, dein Server bleibt unverändert. Lass ihn laufen, bis du sicher bist, dass alles angekommen ist, was du brauchst.
Was passiert mit meinen Dokumenten, wenn es PaperPeace nicht mehr gibt?
Nichts. Sie liegen als gewöhnliche PDFs und Bilder in deinem Ordner, die Metadaten als lesbare Markdown-Dateien daneben. Kein proprietärer Container, keine Datenbank, aus der man sie erst herauslösen müsste. Ein Backup ist eine Ordner-Sicherung, ein Wechsel zu etwas anderem ist ein Kopiervorgang.
Gibt es PaperPeace für Windows oder Android?
Nein, und das ist derzeit auch nicht geplant. PaperPeace ist eine Universal-App für iPhone, iPad und Mac. Wenn in deinem Haushalt Windows- oder Android-Geräte gleichberechtigt zugreifen sollen, ist paperless-ngx die passendere Wahl.
Was kostet PaperPeace?
Die Beta ist kostenlos. Preise für die Zeit danach sind noch nicht veröffentlicht — sobald sie feststehen, stehen sie hier. Geplant ist eine kostenlose Version ohne Abo-Zwang, und die Apple-Familienfreigabe für bis zu sechs Personen ist in jeder bezahlten Fassung enthalten, ohne separaten Familientarif.
Eine Alternative, die keinen Server braucht
PaperPeace läuft auf iPhone, iPad und Mac — die Erkennung auf dem Gerät, die Dokumente dort, wo du es willst. Die Beta ist kostenlos und unverbindlich.
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