DEVONthink Alternative: wann eine schlankere App genügt

Wofür DEVONthink gebaut ist

DEVONthink wird oft als Dokumentenmanagement-System beschrieben. Das ist nicht falsch, trifft aber den Kern nicht. DEVONthink ist ein Wissensspeicher: Es nimmt alles auf, was sich in Dateiform bringen lässt — PDFs, Webseiten-Archive, E-Mails, Notizen, Bilder, Tabellen — und verknüpft es. Die Stärken, für die es berühmt ist, liegen genau dort: die Suche mit ihren Operatoren, die intelligenten Gruppen, die Querverweise zwischen Dokumenten, die Automatisierung über AppleScript und Shortcuts, seit Version 4 die Anbindung an KI-Modelle.

Das ist ein Programm für Leute, die mit Dokumenten arbeiten: Forschung, Redaktion, Kanzlei, Praxis. Es ist kein Programm, das dafür gebaut wurde, dass eine Handwerkerrechnung möglichst schnell und ohne Nachdenken an der richtigen Stelle landet.

Und genau da entsteht die Lücke. Ein großer Teil derer, die DEVONthink installieren, will das Zweite und bekommt das Erste. Sie richten Datenbanken ein, lesen sich in Gruppen und Replikanten ein, und stellen nach ein paar Monaten fest, dass sie 90 % der Funktionen nie angefasst haben — und die Ablage trotzdem nicht von allein läuft.

Vier Gründe, aus denen tatsächlich gesucht wird

In Foren wie MacUser.de oder dem Forum von DEVONtechnologies selbst tauchen die gleichen vier Punkte immer wieder auf. Sie sind unterschiedlich schwerwiegend, und nicht jeder trifft auf jeden zu.

1. Das Lizenzmodell — vor allem auf dem iPhone

DEVONthink 4 gibt es in drei Editionen: Standard ab 99 $, Pro ab 199 $, Server ab 499 $, jeweils mit zwei Mac-Plätzen und einem Jahr Updates. Nach diesem Jahr läuft die App weiter — das ist fair und ausdrücklich so gewollt —, aber weitere Updates kosten erneut, je nach Edition ab etwa 44 $ pro Jahr.

Der Punkt, der öfter für Überraschung sorgt, betrifft das iPhone: DEVONthink To Go 4 wird nicht mehr als Einmalkauf angeboten. Es ist ein Abo — 2,99 $ im Monat oder 19 $ im Jahr — und nur dann kostenlos, wenn man eine Pro- oder Server-Lizenz besitzt, die noch für Updates berechtigt ist. Wer die günstigste Mac-Edition kauft und dann mobil weiterarbeiten will, zahlt also zweimal, und einmal davon dauerhaft.

2. Der Umfang

Das ist der Grund, der in den Foren am häufigsten und am freundlichsten formuliert wird: „großartiges Programm, aber ich brauche das alles nicht“. DEVONthink belohnt Einarbeitung. Wer sie nicht investiert, benutzt eine teure Ablage mit einer sehr guten Suche — und ärgert sich, weil das Sortieren nach wie vor Handarbeit ist. Regeln und Skripte können viel automatisieren, aber man muss sie schreiben.

3. Der Mac steht in der Mitte

DEVONthink ist eine Mac-Anwendung mit einer mobilen Begleit-App. Das ist historisch gewachsen und für viele genau richtig. Wer aber überwiegend am iPhone und iPad scannt und den Mac höchstens gelegentlich aufklappt, arbeitet gegen die Bauform: Die Begleit-App ist gut, aber sie ist der zweite Platz — und der Sync zwischen beiden ist etwas, das man einrichtet und im Blick behält.

4. Die Frage nach dem Container

DEVONthink legt Dokumente standardmäßig in eine Datenbank — ein Paket im Dateisystem, das man nicht wie einen normalen Ordner durchblättert. Wer wissen will, was in fünfzehn Jahren mit dem Archiv ist, stellt hier die richtige Frage.

Fairerweise gehört dazu: DEVONtechnologies nimmt diesen Einwand ernst und beantwortet ihn besser als die meisten. Es gibt eine eigene Seite zum transparenten Export, Ablage → Exportieren → Dateien und Ordner schreibt die Gruppenstruktur als gewöhnliche Verzeichnisse heraus, und wer will, kann Ordner statt zu importieren auch nur indizieren — dann bleiben die Dateien im Finder liegen und die Datenbank verweist nur darauf. Ein Lock-in ist DEVONthink also nicht. Es ist eine bewusste Entscheidung darüber, wo die Wahrheit liegt: in der Datenbank oder im Ordner.

Die Alternativen im Überblick

Die folgende Übersicht sortiert die Programme, die in dieser Frage regelmäßig genannt werden — nach dem, wofür sie eigentlich gebaut sind. Das ist der Punkt, an dem die meisten Empfehlungen schiefgehen: Obsidian und Paperless-ngx tauchen in derselben Liste auf, lösen aber völlig verschiedene Probleme.

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Weitere Programme, die in diesem Zusammenhang genannt werden, ohne dass wir ihre Konditionen hier wiedergeben: Keep It und Yojimbo bedienen eine ähnliche Nische wie EagleFiler, Zotero ist für Literaturverwaltung die naheliegendere Wahl, und wer nur PDFs lesen und ordnen will, kommt mit Vorschau und einer sauberen Ordnerstruktur weiter, als es klingt.

Wann DEVONthink die richtige Wahl bleibt

Es wäre unredlich, ein Programm schlechtzureden, das seit über zwanzig Jahren gepflegt wird und in seiner Klasse kaum Konkurrenz hat. Für einen Teil der Leute ist der Wechsel schlicht ein Verlust:

Wo PaperPeace hineinpasst

PaperPeace tritt gar nicht erst gegen DEVONthink als Wissensspeicher an. Es löst den kleineren, häufigeren Fall: Der Papierkram eines Haushalts oder eines kleinen Betriebs soll ohne tägliche Pflege geordnet sein und im Ernstfall in Sekunden auffindbar.

• Eine App, drei Plattformen, gleichberechtigt. iPhone, iPad und Mac sind dieselbe Anwendung, nicht Haupt- und Begleitprogramm. Wer überwiegend mobil scannt, arbeitet nicht gegen die Bauform.
• Erkennung auf dem Gerät. Texterkennung, Dokumenttyp, Korrespondent und Schlagworte werden lokal ermittelt. Nichts wird zur Analyse hochgeladen — auch nicht zu uns. Das gelernte Modell bleibt auf dem Gerät.
• Kein Container. Die Dokumente bleiben gewöhnliche PDFs und Bilder in dem Ordner, den du gewählt hast; die Metadaten liegen als lesbare Markdown-Datei daneben. Es gibt keine Datenbank, aus der man sie erst herauslösen müsste — der Export ist der Ordner selbst.
• Du wählst den Speicherort. Lokal, iCloud Drive — auch als geteilter Ordner für Familie oder Büro —, Dropbox, Google Drive, OneDrive oder das NAS per SMB. Jederzeit wechselbar.
• Kein Server, kein Konto. Die Bibliothek liegt auf dem Gerät, nicht hinter einem Login. Kein Netz heißt nicht: kein Zugriff.

Ehrlicherweise gehört die andere Seite dazu, und sie ist deutlich: PaperPeace hat keine Assoziationssuche, kein Web-Archiv, keine E-Mail-Ablage und keine Skriptsprache. Wer DEVONthink für Recherche benutzt, findet hier keinen Ersatz, sondern ein anderes Werkzeug. Und PaperPeace gibt es nur für Apple-Geräte — bei gemischten Haushalten ist ein Server-DMS wie paperless-ngx die passendere Wahl.

Umzug aus DEVONthink

Der Wechsel ist unspektakulär, und das liegt an DEVONthink: Weil der Export dokumentiert ist und die Gruppenstruktur als Ordner herausschreibt, entsteht genau das, was PaperPeace einlesen kann.

Häufige Fragen