Version 1.8: euer Postfach, euer NAS, eure Ablage.

Rechnungen kommen jetzt von selbst

Der größte Block dieser Version: PaperPeace kann Dokumente direkt aus eurem E-Mail-Postfach importieren. Ihr verbindet ein IMAP-Konto — iCloud, GMX, web.de, T-Online, eure eigene Domain, Gmail über ein App-Passwort —, legt einfache Regeln an (Absender, optional Betreff, Art des Anhangs), und ab da holt PaperPeace passende Anhänge von allein: auf dem Mac, solange die App läuft, auf iPhone und iPad beim Öffnen und im Hintergrund. Den Anbieter erkennt die App meist selbst und trägt die Servereinstellungen ein; das Passwort liegt verschlüsselt im Schlüsselbund und geht ausschließlich über TLS raus.

Was dabei nicht passiert: dass ungefragt etwas in eurer Bibliothek landet. Neue Anhänge gehen standardmäßig zuerst in einen Prüfschritt — ihr seht eine vollständige Vorschau, Absender und Betreff, und entscheidet mit einem Tipp. Eine gefälschte Rechnung schleicht sich so nicht unbemerkt herein. PaperPeace liest nur euren Posteingang (also hinter dem Spam-Filter eures Anbieters), berücksichtigt das Ergebnis der Absender-Prüfung (SPF/DKIM/DMARC), kontrolliert bei jeder Datei, ob sie wirklich das ist, was sie vorgibt zu sein, und lässt einen nicht freigegebenen Anhang nie durch die App selbst laufen — Vorschauen rendert das System in seiner eigenen Sandbox, so wie Mail es auch macht. Importiert werden ohnehin nur PDFs und Bilder. Euer Postfach bleibt dabei unangetastet: Es wird nichts als gelesen markiert.

Und weil die Frage sofort kommt: Ein frisch verbundenes Konto durchwühlt nicht zwanzig Jahre Archiv. Abgeholt wird, was ab dem Verbinden ankommt. Wollt ihr doch an die alten Mails, gibt es „Ältere E-Mails durchsuchen" mit einem Zeitraum eurer Wahl — 30 Tage, 3 Monate, 12 Monate oder Von/Bis. Gesucht wird zuerst und geladen gar nichts: Ihr bekommt die Zahlen („187 E-Mails gefunden · 34 passende Anhänge · ca. 82 MB") und entscheidet dann. Schon importierte Anhänge werden übersprungen, abbrechen könnt ihr jederzeit, und ein Zeitraum mit mehr als 5.000 Nachrichten wird mit der Bitte abgelehnt, ihn enger zu ziehen.

NAS und Cloud ohne Umweg

Bisher lief der Weg zum Netzlaufwerk oder zur Cloud über einen Sync-Client, der einen Ordner spiegelt. Das geht weiterhin — ist aber nicht mehr der einzige Weg. PaperPeace verbindet sich jetzt direkt: NAS (SMB) mit euren Server-Zugangsdaten (verschlüsselt im Schlüsselbund, gesendet nur innerhalb eures eigenen Netzes), und Dropbox, Google Drive und OneDrive über die Anmeldung in einem sicheren System-Fenster — PaperPeace sieht euer Passwort nie, der Zugriffs-Token liegt im Schlüsselbund. Abgelegt wird auch dort, was ihr erwartet: normale Ordner und normale PDFs.

Wichtig ist mir dabei der Offline-Teil. Ein lokaler Spiegel hält die Bibliothek vollständig benutzbar, während NAS oder Cloud gerade nicht erreichbar sind: Was ihr auf „Offline behalten" gesetzt habt und was ihr zuletzt gebraucht habt, bleibt auf dem Gerät, der Rest kommt bei Bedarf, und eure Änderungen gehen beim nächsten Kontakt raus. Ein NAS-Ausfall sperrt euch also nicht aus — die Bibliothek bleibt lesbar und bearbeitbar, während der Status auf Rot springt. In den Speicher-Einstellungen seht ihr das alles auf einen Blick: Servername, ein Verbunden/Nicht-erreichbar-Zeichen, wie viele Änderungen noch anstehen und eine Warnung, wenn eure Offline-Auswahl mehr Platz braucht, als der Cache-Vorrat hergibt.

Beides gibt es auch auf dem Mac — dieselben nativen Verbindungen wie auf iPhone und iPad, in derselben Gestaltung.

So viele Ablageregeln, wie ihr braucht

Bisher gab es genau ein Muster, nach dem jedes Dokument einsortiert wurde. Jetzt legt ihr unter Einstellungen → Import → „Ablage & Benennung" so viele benannte Regeln an, wie ihr wollt — „Steuern" nach Korrespondent und Jahr, „Belege" nach Jahr und Monat — und weist einem Dokument im Editor die passende zu. Ganz oben steht unveränderlich die Standard-Regel: Sie gilt für alles ohne eigene Zuweisung und ist die, die neue Dokumente bekommen. Zu jeder Regel seht ihr, wie viele Dokumente ihr folgen; löscht ihr eine, sagt die Rückfrage, wie viele davon wieder unter die Standard-Regel fallen.

Ordnermuster schreibt ihr jetzt selbst

Die Ordnerstruktur war eine Liste aus höchstens vier fest vorgegebenen Bausteinen. Jetzt schreibt ihr das Muster: eigene Namen als Ebene (Finanzen/[[Typ]]/[[Jahr]] legt „Finanzen" wörtlich an), mehrere Bausteine in einer Ebene ([[Jahr]]-[[Monat]] ergibt 2026-03), denselben Baustein mehrfach — und bis zu acht Ebenen statt vier. Neu ist außerdem „Ebene weglassen, wenn leer": Ein so markierter Baustein lässt seine Ebene bei einem Dokument ohne diese Angabe einfach verschwinden, statt einen Ordner „Ohne Korrespondent" anzulegen. Sehr lange Pfade werden beim Ablegen automatisch gekürzt, damit sie in jedem Cloud-Dienst und auf jedem NAS ankommen; die ersten vier Ebenen bleiben dabei immer erhalten.

In bestehenden Ablagen bewegt sich dadurch nichts. Ohne eigene Regeln verhält sich alles exakt wie vorher, euer bisheriges Muster wird unverändert übernommen und legt weiterhin exakt dieselben Ordner an.

Ein Dokument von Hand ablegen — und es bleibt dort

Zieht ein Dokument in der Seitenleiste auf einen Ordner (Mac und iPad) oder nehmt „Verschieben nach …" im Kontextmenü — das gibt es überall, auch auf dem iPhone, und im Auswahlmodus für mehrere auf einmal. Das Dokument bleibt dann genau dort liegen, auch wenn ihr später den Korrespondenten korrigiert oder die Regeln ändert. Im Editor steht sichtbar „Manuell — <Ordner>", und „Wieder automatisch einsortieren" gibt es jederzeit frei. Beim großen Umsortieren bleiben von Hand abgelegte Dokumente standardmäßig unberührt; wer sie mitnehmen will, hakt es an — dann ziehen sie um und folgen anschließend wieder ihrer Regel. In der Vorschau ist beides getrennt ausgewiesen, bevor irgendetwas passiert.

Einstellungen gehören zur Bibliothek, nicht zum Gerät

Fünf Einstellungen wandern ab jetzt mit dem Speicherort und gelten auf allen euren Geräten: was nach einem Import mit der Originaldatei geschieht, ob und ab welcher Ähnlichkeit auf Dubletten geprüft wird, ob byte-gleiche Dateien still übersprungen werden und in welcher Form ein unterschriebenes Dokument abgelegt wird. Der Grund ist simpel — sie bestimmen, was mit den Dokumenten im Archiv passiert, und zwei Geräte mit verschiedenen Werten füllen dieselbe Ablage unterschiedlich.

Alles, was nur bestimmt, wie ein Gerät die Dokumente anzeigt — Erscheinungsbild, Kachelgröße, Ansichtsmodus, Sortierung —, bleibt bewusst am Gerät: Euer iPhone darf abends dunkel sein, während der Mac hell bleibt. Auch Ordnerüberwachung und Mail-Abholintervall bleiben lokal; sie hängen an Dateizugriffen und Passwörtern genau dieses Geräts.

Wer benutzt eigentlich diese Bibliothek?

Unter Einstellungen → Speicher → Geräte steht jetzt die Liste: Name, Gerätetyp und wann jedes zuletzt aktiv war. Umbenennen geht für das Gerät, an dem ihr gerade sitzt — praktisch, weil iOS seit Jahren nur noch „iPhone" verrät und zwei davon in einer Liste sonst nicht auseinanderzuhalten sind. Entfernen geht für jedes andere: Es verliert den Zugriff, löscht beim nächsten Start seine lokale Kopie und beginnt neu mit der Einrichtung. Gedacht ist das für das alte iPhone, das ihr verkauft habt.

Dabei geht nichts verloren. Bevor ein Gerät entfernt wird, übernimmt euer Gerät alles, was auf jenem entstanden ist — Schlagwörter, Korrespondenten, Dokumenttypen und die zuletzt gesetzten Einstellungen. Eure Dokumente im Archiv sind ohnehin nie betroffen. Klappt diese Übernahme gerade nicht, wird das Entfernen abgelehnt und begründet, statt halb ausgeführt zu werden. Wie die „Fernabmeldung" bei Dropbox ist das eine Bequemlichkeit, keine Sperre: Wer weiter Zugriff auf den Speicherort selbst hat, kann das Gerät jederzeit wieder hinzufügen.

Die Synchronisation streitet nicht mehr mit sich selbst

Ein ganzer Block dieser Version geht an Fehler, die beim Zusammenspiel mehrerer Geräte auftraten — und die alle dieselbe Handschrift trugen: Ein Gerät behauptete etwas, das es gar nicht behaupten durfte.

Konflikte mit Geräten, die es nicht mehr gibt. Wird ein Gerät zurückgesetzt, bekommt es eine neue Kennung — seine alte lebte im Zwischenspeicher jedes anderen Geräts weiter und stritt dort für immer mit, denn ein abgemeldetes Gerät kann nichts mehr bestätigen. Auf einem Mac hatten sich so sechs tote Kennungen angesammelt, alle mit dem Namen „iPhone", und der Dialog bot am Ende zwei identisch beschriftete Knöpfe an. Ein Gerät, das zweimal hintereinander nicht mehr auftaucht, wird jetzt vergessen.

Ein Einstellungs-Konflikt ließ sich nicht auflösen. „Meine behalten" schloss die Meldung nicht; nach dem nächsten Abgleich stand sie wieder da, weil die Antwort nur einem der beteiligten Geräte gutgeschrieben wurde, während die Regel sie von allen verlangt. Und beim allerersten Start auf einer bereits eingerichteten Bibliothek fragte PaperPeace überhaupt, welche Einstellungen behalten werden sollen — obwohl es auf diesem Gerät noch gar keine gab: Ein frisch eingerichtetes iPhone veröffentlichte seine Voreinstellungen als eigene Meinung und stritt damit gegen den Mac, der die Bibliothek aufgesetzt hatte. Wer dazukommt, übernimmt jetzt und schweigt — eine eigene Meinung bekommt ein Gerät, sobald ihr auf ihm etwas einstellt. Aus derselben Ecke kam auch der Schnellfilter, den ihr gelöscht hattet und der von selbst wiederkam.

Dazu zwei Fehler, bei denen es um eure Dateien selbst ging: Ein Dokument konnte beim Umsortieren seine PDF-Datei verlieren. Ein Umzug wandert Teil für Teil, und in dieser Spanne lag am Ziel kurz eine Datei ohne ihre Beschreibung — die automatische Übernahme hielt sie für ein neues Dokument, legte eine Zweitfassung an, und der laufende Umzug fand sein Ziel besetzt. Und ein noch nicht analysiertes übernommenes Dokument konnte beim Aufräumen mitgelöscht werden, weil der Nachweis dafür aus dem Katalog statt von der Platte kam. Er kommt jetzt von der Platte.

„Stadtwerke" und „Stadtwerke GmbH" endlich zusammenführen

Jeder Stammdaten-Eintrag lässt sich jetzt auf iPhone, iPad und Mac umbenennen: Korrespondenten, Personen, Schlagwörter, Dokumenttypen und Status. Benennt ihr einen Eintrag auf einen Namen um, den es schon gibt, bietet PaperPeace nach ausdrücklicher Bestätigung an, die beiden zusammenzuführen — die Dubletten, die sich über die Jahre einschleichen, lassen sich also endlich aufräumen statt umgehen. Der neue Name wird im Hintergrund durch jedes betroffene Dokument geschrieben, ein Fortschrittsbanner hält euch auf dem Laufenden („12/87"), und ihr könnt weiterarbeiten. Dokumente im Papierkorb werden mitgezogen. Bisher ließen sich überhaupt nur Korrespondenten und Personen umbenennen — über eine Geste, auf die nichts hindeutete —, während Schlagwörter, Typen und Status nur gelöscht und neu angelegt werden konnten, was jede Zuordnung verlor.

Dazu neu: Ihr könnt eure Stammdaten weitergeben — Schlagwörter, Status und Dokumenttypen samt der Stichwörter, mit denen die Erkennung arbeitet, in eine Datei exportieren. Beim Import entscheidet ihr dreimal: welche Arten ihr übernehmt, ob eure Stammdaten ergänzt oder ersetzt werden, und was bei gleichem Namen passiert. Vorher seht ihr in Zahlen, was passieren wird („Schlagwörter — neu: 12 · Konflikte: 8 · unverändert: 22"). Ergänzen entfernt nie etwas, und selbst beim Aktualisieren bleiben eure eigenen Stichwörter erhalten — sie werden zusammengeführt, nicht überschrieben. Und weil so eine Datei eure Stammdaten im Klartext enthält, sagt euch das Export-Fenster genau das: Teilt sie nur mit Menschen, denen ihr vertraut. Eure ausgeblendeten Stichwort-Vorschläge und eure freien Notizfelder gehen nie mit.

PaperPeace prüft jetzt, ob es überhaupt schreiben darf

Ein NAS-Share, ein Cloud-Ordner oder ein geteilter iCloud-Ordner kann euch schreibgeschützt zugeteilt sein — und PaperPeace muss dort schreiben: euer Archiv, die Angaben neben jedem Dokument und die Einstellungen liegen alle in diesem Ordner. Bisher wurde so ein Ort wortlos akzeptiert, und die Bibliothek blieb dann einfach leer, während jeder Import unsichtbar scheiterte. Jetzt wird beim Auswählen getestet, und wenn das Schreiben verweigert wird, wird der Ort nicht übernommen — mit einer Meldung, die sagt, wo ihr es geradezieht. Ändert sich die Berechtigung später im laufenden Betrieb, erscheint eine Warnung in der Bibliothek („PaperPeace kann gerade nichts sichern") samt „Erneut prüfen" und „Speicherort ändern". Lesen und Suchen funktionieren die ganze Zeit weiter — es wird euch nichts weggesperrt.

Schneller, ruhiger — und nicht mehr eingefroren

Drei Dinge, die keine Funktion sind, aber den größten Unterschied im Alltag machen.

Die App fror ein und musste hart beendet werden. Zwei Hintergrundarbeiten — Papierkorb leeren, einen Import abschließen, den Index neu aufbauen — konnten aufeinander warten, und wenn das passierte, kam die App nie zurück. Am häufigsten direkt nach einem Wechsel des Speicherorts oder mit offenen Speicher-Einstellungen. Das war die Ursache hinter den Einfrierern der letzten Wochen, und sie ist behoben.

Die erste Synchronisation eines großen Archivs dauert nicht mehr Minuten — und sagt jetzt, wie weit sie ist. Bisher musste jede Beschreibungsdatei einzeln heruntergeladen werden, nur um zu entscheiden, ob sie dazugehört; bei gut 400 Dokumenten waren das mehrere Minuten, in denen nur „Dokumente werden geladen" stand. Jetzt wird nur noch geladen, was gebraucht wird, mehrere Ordner werden gleichzeitig gelesen, und währenddessen läuft ein Balken mit der tatsächlichen Zahl mit.

Und die App arbeitete im Leerlauf dauernd. Beim Blättern durch die Bibliothek löste jede nachgeladene Vorschau eine vollständige Neuprüfung des ganzen Archivs aus — minutenlang, jedes Mal ohne Ergebnis. Das ist vorbei.

Dazu ein Fehler, den ich nicht schönreden will: „Diesen Ort vergessen" hieß nie vergessen. Der erkannte Volltext eurer Dokumente, der Suchindex und die Vorschaubilder blieben nach dem Trennen von einem Speicherort auf dem Gerät liegen — bei einem geliehenen Mac oder einem weitergegebenen iPad genau das, was nicht passieren darf. Beim Vergessen wird jetzt jede lokale Ablage dieses Ortes mitgelöscht. Eure Dokumente selbst liegen am Speicherort und bleiben dort.

Und außerdem

Filter werden jetzt pro Bereich gemerkt — ein Bereichswechsel schleppt eure Filter nicht mehr unsichtbar mit — und bleiben sichtbar, auch wenn die Filterleiste eingeklappt ist: Der Trichter trägt eine Zahl, die Kopfzeile sagt „· Gefiltert". Eine gefilterte Bibliothek kann also nicht mehr wie eine leere aussehen. Beim Zeitraum gibt es statt fünf neun Voreinstellungen, erreichbar über eine Schnellauswahl im Popover.

Datumsfelder sind deutlich angenehmer geworden: Die Trennzeichen werden beim Tippen gesetzt („2307" wird zu „23.07"), ihr könnt ein Datum als reine Ziffernfolge eingeben („23072026"), beides in der Reihenfolge eurer Sprachregion — und ein unmögliches Datum wie 32.13. wird abgelehnt, statt still in ein anderes umgerechnet zu werden.

Ein Klick auf einen Bereich in der Seitenleiste bringt euch auf iPad und Mac wieder zurück in die Liste, statt gar nichts zu tun. Schlagwort- und Status-Marker sind jetzt in jeder Farbe lesbar — 13 der 14 eingebauten Farben waren betroffen —, und die Farbwahl garantiert ab jetzt den WCAG-AA-Kontrast, auch für selbst gewählte Farben. Auf dem Mac öffnet ein Doppelklick ein Dokument nicht mehr doppelt, und in der Seitenleiste ist die ausgewählte Zeile wieder gut lesbar. Geteilte Dokumente behalten ihren Original-Dateinamen, statt als „PDF Dokument" zu landen. Und: Jedes Gerät lernt nur noch, wozu ihr es aufgefordert habt — bisher zählte dieselbe Korrektur bei drei Geräten dreifach, und die Erkennung gewichtete entsprechend zu stark.

Schließlich ist PaperPeace bereit für iOS und iPadOS 27: Die Suche öffnet dort, wo sie hingehört, statt hinter die Statusleiste zu rutschen, der Scan-Knopf sitzt wieder sauber in seiner unteren Leiste, und eure Dokumente laufen weich unter den Leisten aus, statt an undurchsichtigen Balken abgeschnitten zu werden. Auf iOS 26 und darunter ändert sich nichts.

Die vollständige Liste steht wie immer im Bug-Tracker und eure Wünsche in der Ideenkiste — beides lebt von euch.

Diese Version hat länger gebraucht als jede vorher, und das lag daran, dass fast jeder Punkt darin aus euren Rückmeldungen kam. Danke fürs Melden, fürs Nachhaken und fürs Dranbleiben.