Eigene Felder mit Apple Intelligence und mehrere Speicherorte.

Build 180 ist seit dem 9. Oktober in TestFlight. Er bringt die eigenen Felder, den Eingang und tauscht den Teil der App aus, der eure Geräte mit dem Speicherort abgleicht. Build 181 ist seit dem 11. Oktober da und baut darauf auf: mehrere Speicherorte, der neue Filter und ein aufgeräumtes Kontextmenü. Wie beim letzten Mal sortieren wir nach Thema und sagen jeweils dazu, ab welchem Build es gilt.

Eigene Felder, ausgefüllt von Apple Intelligence (Build 180)

Zu jedem Dokument könnt ihr jetzt eigene Felder anlegen: eine Vertragsnummer, eine Kundennummer, die Deckung einer Versicherung — was immer ihr festhalten wollt. Ihr legt sie unter Einstellungen → Stammdaten → Felder an, in sechs Arten: Text, Zahl, Datum, Ja/Nein und Listen mit einer oder mehreren Auswahlen. Felder lassen sich außerdem Dokumententypen zuordnen, zum Beispiel Rechnungsnummer und Betrag dem Typ „Rechnung“. Jede Rechnung zeigt diese Felder dann von selbst.

Und jetzt kommt die eigentliche Magie: Auf euren Geräten mit iOS und macOS 27 erkennt Apple Intelligence diese Werte auf Wunsch und trägt sie ein — lokal auf eurem Gerät. Kein Dokument verlässt dafür euer iPhone, iPad oder euren Mac. Für jedes Feld legt ihr fest, ob die KI es auslesen soll, und eine kurze Beschreibung sagt ihr, was gemeint ist. Beim Import füllt sie nur leere Felder: Was ihr selbst eingetragen habt, überschreibt sie nicht. Die Werte stehen im Sidecar des Dokuments und kommen auf euren anderen Geräten an.

Die Funktion ist noch experimentell und ab Werk aus, weil sie bei jedem Import spürbar Zeit kostet. Ihr schaltet sie in den Einstellungen unter „Erkennung“ ein, Schalter „Mit Foundation Models“. Die Einstellung gilt je Gerät und erscheint nur dort, wo Apple Intelligence läuft. Für ein Dokument, das schon in der Bibliothek liegt, holt „Neu analysieren“ die Felder nach (mehr dazu weiter unten).

Damit die neuen Felder Platz haben, ist das Panel „Details“ neu geordnet, in sechs Gruppen: Dokument, Termine, Einordnung, Beteiligte, Eigene Felder, Ablage & Notiz. Wer es kompakter mag, stellt unter Einstellungen → Allgemein die Editor-Ansicht auf „Kompakt“; dann lässt sich jede Gruppe zuklappen und zeigt zugeklappt eine Zusammenfassung in einer Zeile.

Mehrere Speicherorte (Build 181)

Ein häufig genannter Wunsch in der Ideenkiste: private und geschäftliche Dokumente trennen, mit mehreren Speicherorten, zwischen denen man schnell hin- und herschalten kann. Das geht jetzt. Unter Einstellungen → Speicher steht eine Liste eurer Speicherorte, jeder mit Namen, der Markierung „Aktiv“ und dem Platz, den er auf diesem Gerät belegt. In der Seitenleiste stehen sie im Abschnitt „Speicherorte“; inaktive Orte sind ausgegraut, ein Klick wechselt dorthin.

Wechseln löscht nichts. Der vorige Ort bleibt mit seiner Anmeldung in der Liste, und wenn ihr zurückkehrt, holt die App nach, was sich dort in der Zwischenzeit geändert hat. Über „Bearbeiten …“ ändert ihr Name, Ordner oder Anmeldung eines Orts an Ort und Stelle. Vor dem Sichern prüft die App, ob am neuen Ziel dieselbe Bibliothek liegt; liegt dort eine andere, fragt sie, ob ihr einen neuen Ort hinzufügen oder den alten ersetzen wollt. Beim Entfernen nennt sie vorher jede Datei, die den Speicherort noch nicht erreicht hat. Am Speicherort selbst wird nichts gelöscht.

Antwortet ein Ort nicht, wird er nicht aktiviert, und die App bietet „Erneut versuchen“ und „Bearbeiten …“ an. Ein Ordner auf einem Netzlaufwerk heißt in der Liste jetzt auch so: „Netzlaufwerk“. Und Spotlight zeigt nur die Dokumente des aktiven Orts.

Die neue Sync-Engine (Build 180)

Seit Build 180 läuft die Sync-Engine 2.0, und der alte Abgleich ist entfernt. Für euch heißt das vor allem: Jede Änderung wartet auf dem Gerät, bis der Speicherort sie angenommen hat. Ein neues Dokument, eine Bearbeitung, eine Löschung — nichts gilt als erledigt, nur weil die App es versucht hat. Was noch unterwegs ist, seht ihr im neuen Bereich „Wartet auf Übertragung“ im Menü der Bibliothek, und an jeder Kachel und Zeile steht, ob das Dokument wartet, gerade hochgeht oder hängt. Schlägt eine Übertragung fehl, steht der Grund dabei.

Ohne Netz geht jetzt alles, was vorher abgelehnt wurde: importieren, scannen, teilen, löschen. Die Dokumente warten auf dem Gerät und gehen hinaus, sobald der Speicherort wieder antwortet. Abgeglichen wird alle 60 Sekunden, solange die App läuft, und „Aktualisieren“ stößt sofort einen Abgleich an. Bei iCloud seht ihr Änderungen eurer anderen Geräte sogar nach wenigen Sekunden.

Es gibt keine Konfliktfragen mehr. Ändern zwei Geräte verschiedene Felder desselben Dokuments, kommen beide Änderungen an; beim selben Feld gewinnt die spätere. Haben zwei Geräte die Datei selbst verschieden geändert, etwa jedes eine Seite angefügt, entstehen zwei Dokumente. Keine Seite geht verloren.

Drei Meldungen sind neu, weil die App jetzt genauer weiß, was los ist. Fehlt eine Originaldatei am Speicherort, steht dort „Datei nicht am Speicherort“ statt „Prüfe die Verbindung“, und Teilen oder Vorschau geben keine leere Datei mehr heraus. Lehnt der Speicherort eure Anmeldung ab, zum Beispiel nach einem widerrufenen App-Passwort bei Nextcloud, erscheint „Anmeldung am Speicherort nötig“ mit dem Knopf „Jetzt anmelden“, und bis dahin wird nichts gelöscht. Und liegt am Speicherort eine andere Bibliothek als die, die euer Gerät kennt, hält die App an und fragt euch, statt die beiden zu vermischen.

Der Eingang ist die zentrale Übersicht (Build 180)

Alles, was auf eure Entscheidung wartet, steht jetzt an einer Stelle: geteilte Dateien, Dateien aus _Inbox und aus dem Mail-Import, Dubletten, gesperrte PDFs und fehlgeschlagene Analysen. Bisher tauchten diese Fragen in einzelnen Fenstern auf. Der Eingang ist eine eigene Ansicht im Hauptbereich, auf dem Mac und dem breiten iPad als Tabelle, auf dem iPhone als Liste. Jede Zeile hat ein Vorschaubild, auf dem Mac öffnet die Leertaste Quick Look. Die Zahl am Eingang zählt nur, was ihr wirklich erledigen müsst.

Ein Dokument, das im Eingang wartet, steht nirgends sonst — nicht in der Liste, nicht in der Suche, nicht in Spotlight oder den Widgets. Erst nach eurer Entscheidung erscheint es in der Bibliothek. Auch ein Dokument, das einem anderen nur ähnlich ist, wird jetzt zurückgehalten, bis ihr entschieden habt; bei mehreren Dateien auf einmal fragt die App am Ende einmal nach allen Funden.

Anschauen ist nicht mehr Prüfen (Build 180 und 181)

Seit 1.7 galt ein ungeprüftes Dokument als geprüft, sobald ihr es geöffnet und wieder verlassen habt. Das entfällt mit Build 180: Ein Dokument bleibt ungeprüft, bis ihr es speichert oder ausdrücklich als geprüft markiert. Damit das schnell geht, bekommt der Editor in Build 181 den Knopf „Als geprüft markieren“ direkt neben der Überschrift „Details“, auf dem iPhone in der Zeile über den Tabs. Er erscheint nur, solange das Dokument ungeprüft ist.

Ein Filter, der jedes Feld kennt (Build 181)

Der Filter ist neu gebaut. Im erweiterten Filter fügt ihr mit „+ Bedingung“ Bedingungen auf jedes Feld hinzu: Typ, Tags, Status, Daten — und eure eigenen Felder, auch Zahlen und Ja/Nein. „Rechnungen ab 100 Euro“ ist damit ein Filter, den ihr als Schnellfilter speichern könnt. Schnellfilter lassen sich jetzt außerdem per Ziehen umsortieren.

Die Filterleiste über der Liste stellt ihr je Gerät selbst zusammen, unter „Filterleiste anpassen …“ (auf dem Mac im Menü „Darstellung“, auf iPhone und iPad unter „Weitere Aktionen“). Jedes Feld ist dort eine Pille mit eigener Auswahl und ✕; was nicht hineinpasst, öffnet „+n weitere“. In einem Ordner bietet die Leiste nur die Typen, Tags, Korrespondenten und Personen an, die in diesem Ordner auch vorkommen. Und ein aktiver Ordnerfilter steht als Chip unter dem Titel, mit ✕ zum Aufheben.

Kontextmenü und „Neu analysieren“ (Build 181)

Wählt ihr mehrere Dokumente aus und öffnet das Kontextmenü, zeigt jetzt jeder Wert bei Tags, Typ, Korrespondent, Person und Status, wie die ausgewählten Dokumente ihn tragen: ein Haken, wenn alle ihn haben, ein „–“, wenn nur einige ihn haben, nichts, wenn keines ihn hat. Ein Klick tut, was das Zeichen sagt — Haken und „–“ entfernen den Wert, ein leerer Eintrag setzt ihn bei allen. Das gilt auf allen Geräten gleich, auch in der Mac-Menüleiste, wo die Markierungen bisher fehlten. Neu ist außerdem „Tags entfernen“, das alle Tags der Auswahl auf einmal abnimmt.

„Neu analysieren“ fragt jetzt, was neu erkannt werden soll: der Text der Seiten (OCR), Typ, Titel, Datum, Tags, Korrespondenten und Personen, oder die zusätzlichen Felder über das Sprachmodell. Was ihr nicht ankreuzt, bleibt, wie es ist; Notizen, Status und Erinnerungen bleiben immer. Die beiden Befehle für den Text im PDF heißen jetzt verständlicher „Text in PDF schreiben“ und „Text aus PDF übernehmen“. Und einen neuen Status legt ihr direkt am Dokument an, wie bisher schon bei Tags.

Aus euren Meldungen

Build 180 behebt zwei Abstürze: auf dem iPad mit iPadOS 18 beim Ein- und Ausblenden der Seitenleiste und auf macOS 26, sobald die Bibliothek leer angezeigt wurde. Gescannte Briefe verlieren keine kleinen Zeilen mehr bei der Texterkennung. „Text einbetten“ (ab Build 181 „Text in PDF schreiben“) ersetzt jetzt auch eine schlechte Textebene, die der Scanner mitgebracht hat, sodass Vorschau oder Adobe Reader denselben Text finden wie PaperPeace; Lesezeichen und angehängte Dateien eines PDFs gehen dabei nicht mehr verloren. Ein Schlagwort mit einem zusammengesetzten Emoji wie „👨‍💻 Arbeit“ kommt heil aus dem Sidecar zurück, und auf dem Mac wartet ⌘Q höchstens noch zwei Sekunden.

In Build 181 folgt der Mac der Einstellung „Erscheinungsbild: System“ sofort statt erst nach einem Neustart. Mit englischer App-Sprache sind Filterdialoge und Sortiermenü nicht mehr deutsch. Der Auswahlkreis einer Listenzeile auf dem Mac ist größer geworden, sodass ein Klick knapp daneben nicht mehr die ganze Auswahl ersetzt. Bei „Beide behalten“ trägt die Kopie ihren eigenen Dateinamen als Titel. Auf dem iPhone sitzt die Suche jetzt in der unteren Leiste neben dem Knopf zum Aufnehmen, und das ✕ führt immer zurück in die Bibliothek.

Eine Funktion aus dem letzten Beitrag ist vorerst weg: „Bibliothek reparieren“ arbeitete mit dem alten Abgleich, den es nicht mehr gibt. Sie ist abgeschaltet, bis die Reparatur auf der neuen Engine fertig ist, und kommt dann zurück. Falls ihr euch über die fehlende Nummer wundert: Build 179 ist beim Bauen gescheitert und nie erschienen.

Fehler meldet ihr am besten in unserem Discord oder per Support-Anfrage. Eure Wünsche kommen in die Ideenkiste. Ein guter Teil dieser beiden Builds stammt von dort.